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Löschungsrecht von Papierakten

(VfGH: B 1187/13, VwSlg. 16.477A/2004, DSGVO)

Die am 25.05.2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung, welche in jedem Mitgliedstaat direkt anwendbar ist und zu wesentlichen Änderungen des österreichischen Datenschutzgesetzes geführt hat, gibt Anlass sich mit der bisherigen höchstrichterlichen Rechtsprechung zum Löschungsrecht an Papierakten auseinanderzusetzen und einen Blick in die nunmehrige Rechtslage zu werfen.

In einer Entscheidung aus dem Jahr 2014 hatte sich der Verfassungsgerichtshof mit den Löschungsrecht hinsichtlich sensibler Daten im Zusammenhang mit Papierakten auseinander zu setzen. In seiner Entscheidung vom 10.12.2014 zu B 1187/13 sprach dieser zum Recht auf Aktenvernichtung aus, dass in bestimmten Fällen ein Löschungsanspruch gegen Papierakten auch aus dem Recht auf Geheimhaltung (Art. 8 EMRK) abgeleitet werden kann.

In dem der Entscheidung zu Grunde liegenden Sachverhalt beantragte die Beschwerdeführerin bei der Datenschutzkommission die Löschung ihrer sensiblen Daten des Finanzamtes.

Gemäß § 1 Abs. 3 Z 2 DSG 2000 bestand nach bisheriger Rechtslage ein Löschungsrecht nur an automationsunterstützt verarbeiteten Daten. Der VwGh hat bereits 2004 zu VwSlg. 16.477A/2004 klargestellt, dass es sich bei einem Papierakt nicht um eine Datei im Sinne des Gesetzes handelt, weil dieser nicht „strukturiert“ ist. Ein – chronologisch geordnete Geschäftsstücke enthaltender – Akt ermöglicht keine Strukturierung, da dieser „Seite für Seite“ gelesen werden muss. Auch Verweise in den digitalen Akten auf den Papierakt führten nicht dazu den Papierakt selbst als „Datei“ qualifizieren. Daher bestand nach dem Löschungsrecht des DSG 2000 kein Löschungsanspruch.

Der Verfassungsgerichtshof war der Ansicht, dass die Datenschutzkommission den Anspruch der Beschwerdeführerin nach Art 8 EMRK nur insoweit zu prüfen hatte, als dieser sich mit dem Recht gem. § 1 DSG 2000 deckt. Art. 8 EMRK bietet kein weiter reichendes Recht als auch aus § 1 DSG 2000 abgeleitet werden kann. Im Ergebnis bedeutete dies, dass die Beschwerdeführerin in Ihrem Verfahren vor der Datenschutzkommission auch auf Art. 8 EMRK keinen Löschungsanspruch stützen konnte.

Der Verfassungsgerichtshof führte jedoch weiter aus, dass das Finanzamt durch die Nichtlöschung das Recht auf Privatleben der Beschwerdeführerin nach Art. 8 EMRK verletzt hat. Dieses Recht hat die Beschwerdeführerin direkt gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Das Finanzamt hat die entsprechenden Daten daher entweder zu vernichten oder einen abweisenden Bescheid zu erlassen, gegen den die Beschwerdeführerin Rechtsmittel erheben kann.

Nach bisheriger Rechtslage konnte sich daher ein Löschungsrecht an einem unstrukturierten Papierakt lediglich aus Art 8 EMRK ergeben.

Betrachtet man diese Sachlage im Lichte der neuen DSGVO, so lässt sich zunächst festhalten, dass der Anwendungsbereich der DSGVO nicht auf den Teilbereich von automationsunterstützten Daten eingeschränkt ist. Die DSGVO regelt jede Verarbeitung personenbezogener Daten. So, dass dies grundsätzlich auch Papierakten betrifft.

Das Recht auf Löschung ist in Art 17 der Verordnung geregelt und ermöglicht der betroffenen Person einen Anspruch auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern der Verantwortliche keinen rechtlichen Grund hat diese weiter zu verarbeiten. Art 4 Z 6 der Verordnung definiert ein Dateisystem als jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nachbestimmten Kriterien zugänglich sind. Im Erwägungsgrund 15 wird hierzu näher ausgeführt, dass Akten oder Aktensammlungen sowie ihre Deckblätter, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen.

Ob ein konkreter Papierakt oder auch nur eine auf Papier geführte Liste oder ein Notizzettel als Dateisystem zu qualifizieren ist, hängt daher davon ab ob es sich um eine strukturiere Sammlung nach bestimmten Kriterien handelt. Eine entsprechende Konkretisierung dieser Begriffe obliegt nun der weiteren Rechtsprechung.

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